Versie 3

Datum: 07-11-2025

Elkien respecteert en beschermt de persoonsgegevens van haar huurders en medewerkers.

Als verhuurder hebben we allerlei gegevens van onze huurders nodig. We verwerken niet meer gegevens dan nodig. Met de gegevens die we verwerken gaan we vertrouwelijk om. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. We gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze bedoeld zijn. We doen niet aan profilering. In onze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.

Elkien verzamelt allerlei gegevens van huurders en andere betrokkenen, zoals leveranciers en (website)bezoekers. Als verhuurder hebben we die gegevens nodig om ons werk te kunnen doen. De gegevens die we ontvangen, hebben we ontvangen van de betrokkenen zelf.

We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een huurovereenkomst en het innen van de huur. Daarnaast verzamelen we contactgegevens van huurders om hen te informeren, bijvoorbeeld door in de toekomst een digitale nieuwsbrief te mailen. Met deze (gevoelige) informatie gaan we zorgvuldig om. In het kader van onze dienstverlening streven we naar zo volledig mogelijke contactgegevens.

We registreren e-mail en extra telefoonnummers, zodat we huurders kunnen bereiken wanneer nodig. Maar we gebruiken niet meer gegevens dan nodig en beschermen de gegevens die we vastleggen zodanig dat ze niet in handen van onbevoegden kunnen komen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens van huurders aan derden behalve als dat nodig is om ons werk te kunnen doen. Hier houden wij ons strikt aan. Huurders moeten in alle opzichten kunnen rekenen op een vertrouwelijke behandeling van hun gegevens.

In deze privacyverklaring is vastgelegd hoe Elkien met persoonsgegevens van huurders omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we deze beschermen. Overigens daar waar in dit beleid en verklaring huurders staat, kun je ook woningzoekenden, kopers of leveranciers lezen.

Elkien verzamelt diverse persoonsgegevens van huurders in verschillende categorieën.

Categorie 1:naam en contactgegevens

• Volledige naam (zowel voor- als achternaam)
• Geslacht
• Adres (en historische adressen)
• Telefoonnummers
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Gezinssamenstelling
• Studentnummer

Categorie 2: betaalgegevens

• Betalingsgegevens en rekeningnummer
• Jaarinkomen / Huishoudinkomen (deze worden na toetsing vernietigd)
• Betaalhistorie

Categorie 3: Bijzondere persoonsgegevens

• Medische gegegevens
• Gegevens over crimineel gedrag

Beveiligingscamera’s en elektronische toegangsregistratie

In verband met veiligheid van bewoners hangt Elkien soms beveiligingscamera’s op, of wordt gebruik gemaakt van elektronische toegangsregistratie (vooral bij parkeergarages). Het gaat daarbij om het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de bewoners en hun eigendommen.

Overal waar Elkien hier gebruik van maakt, hangen borden van wie deze camera’s of het elektronisch toegangssysteem zijn. De camera’s zijn op zo’n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen.

We gebruiken de beelden en toegangsregistratie alleen naar aanleiding van incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De beelden en/of toegangsregistratie worden uitsluitend bekeken door de beheerder of een daartoe bevoegde opsporingsambtenaar van de politie. De bewaartermijn is maximaal vier weken of tot na afhandeling van op camerabeelden of toegangsregistratie vastgelegde incidenten.

Elkien heeft persoonsgegevens van huurders nodig om haar werk goed te kunnen uitvoeren en is als stichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. We gebruiken deze persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon-en bedrijfsruimten, wooncomplexen, kamers en parkeergarages
• Uitvoeren van de woonruimteverdeling
• Uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen
• Opstellen en laten controleren van inkomensdossiers van kandidaathuurders
• Afsluiten van een huur- of koopovereenkomst
• Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uithuiszettingen
• Onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren
• Zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving
• Aanpak van woonfraude en overlast
• Meldingen aan zorg verlenende instanties
• Verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken
• Afhandelen van geschillen en klachten
• Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening (KWH)
• Intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie)
• Uitvoeren van betalingen aan crediteuren (bijvoorbeeld aannemers)
• Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole
• Nakomen van wettelijke verplichtingen
• Vaststellen van de huurverhoging bij inkomensafhankelijke huurverhoging
• Communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten

Elkien koppelt persoonsgegevens aan unieke codes om communicatie mogelijk te maken. Dat is nodig om ons werk te kunnen doen. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig voor de werkzaamheden die zijn beschreven in paragraaf 4 van deze privacyverklaring. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van huurders, medewerkers en andere relaties.

Gebruik AI

Bij Elkien maken we gebruik van AI (kunstmatige intelligentie). Dit doen we voor het uitvoeren en optimaliseren van onze dienstverlening. Wanneer je telefonisch contact opneemt met ons algemene telefoonnummer, maken we een opname en een samenvatting van het gesprek dat je met ons voert, voor coaching van onze medewerkers. Ook gebruiken we dit voor het uitvoeren van onze dienstverlening richting onze bewoners. Daarnaast slaan we deze samenvatting op in ons klantvolgsysteem, als dit relevant is voor onze dienstverlening. Ook wordt AI ingezet bij onze chat conversaties, waarbij een binnenkomende chat middels AI gekoppeld wordt aan de juiste gegevens in ons klantvolgsysteem (tenzij een huurder ingelogd is in het klantportaal). Zo kunnen wij onze huurders efficiënt en spoedig te woord staan.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze huurders, is contractueel gebonden aan geheimhoudingsplicht.

Toegang tot gegevens

Alleen medewerkers van Elkien die het echt nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot de persoonsgegevens van onze huurders en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig. Het is daarbij belangrijk dat Elkien kan aantonen dat zij aan privacy wet- en regelgeving voldoet. Een van de manieren om dit aan te tonen is door het vormgeven, implementeren en onderhouden van het interne privacy beleid waar deze privacyverklaring een samenvatting van is. Verder worden onze medewerkers getraind op het verhogen van hun privacy bewustzijn en zijn interne processen ingericht om te voldoen aan de privacy wet- en regelgeving.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen of de termijnen zoals die door Aedes (de vereniging van woningcorporaties) gehanteerd worden. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit doen we alleen voor statistisch of trend onderzoek.

Beveiliging

Wij nemen alle noodzakelijke beveiligingsmaatregelen die technisch en organisatorisch nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. We zorgen ervoor dat, indien we uw gegevens aan andere organisaties, zoals verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde beveiligingsmaatstaven aanhouden als Elkien. Dit doen wij door het afsluiten van verwerkersovereenkomsten.

Functionaris Gegevensbescherming

Elkien heeft een eigen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG van Elkien is mr. Ilse Sixma. Zij is te bereiken via [email protected].

Elkien gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die werkzaamheden voor ons verrichten of waarmee we samenwerken.

Delen van persoonsgegevens

Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht (bijvoorbeeld deurwaarders, aannemers, ICT-leveranciers of ketenpartners) moet deze partij een verwerkersovereenkomst getekend hebben waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde informatie, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak.

Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties (bijvoorbeeld zorginstellingen, gemeenten of politie). Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast en fraude. In enkele gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Elkien heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de Europese Unie (EU) te verwerken. Aangezien de privacy-verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Elke huurder heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Verzoeken kunnen digitaal worden ingediend middels het aanvraagformulier ‘rechten van betrokkenen’. Je vindt dit formulier ook op onze website. Deze verzoeken worden in beginsel binnen vier weken afgehandeld. Als huurder heb je de volgende rechten:

• Het recht op inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen. Dit voor zover u dit niet zelf kunt door in te loggen op mijnelkien.nl via de website van Elkien.
• Het recht op verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst.
• Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van de desbetreffende gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen.
• Het recht op dataportabiliteit: op uw verzoek moeten alle persoonsgegevens die wij van u hebben, overgedragen worden naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of op basis van een overeenkomst.
• Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

De navolgende gegevens worden niet door Elkien overlegd:

• Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik.
• Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman, worden niet overlegd.
• Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere wettelijke uitzonderingsgevallen genoemd in de AVG.

Voordat een verzoek tot inzage en verzet in behandeling wordt genomen moet de huurder zich eerst hebben geïdentificeerd. Als de huurder jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Verzoeken tot correctie en verwijdering

Correctie van persoonsgegevens worden alleen gehonoreerd als de gegevens onjuist zijn, onvolledig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld of als deze niet ter zake dienend zijn of in strijd met de wet worden verwerkt. Als het correctieverzoek wordt gehonoreerd, dan zal Elkien de wijzigingen zo snel mogelijk door voeren.

Elkien zal een eventuele wijziging ook aan derde partijen doorgeven aan wie deze gegevens in het verleden zijn verstrekt, tenzij deze kennisgeving onmogelijk is of onevenredige inspanning kost. Verwijdering doen we dan zo spoedig mogelijk.

Recht van verzet

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een huurder in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Elkien.
Elkien beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigt Elkien direct de verwerking. Elkien is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Elkien wettelijk verplicht is.

De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen via onze digitale media zoals bijvoorbeeld frieslandhuurt.nl, elkien.nl en/of mijnelkien.nl via onze website, verwerken we volgens deze privacyverklaring en ons privacybeleid.

Persoonsgegevens via digitale media

Bij het regelen van woonzaken via mijnelkien.nl op de website, zoals bijvoorbeeld een huuropzegging, geven huurders en andere gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag.

Cookies

Elkien registreert gegevens over het gebruik van haar website. Het gaat daarbij onder andere om bezoekersaantallen, bezochte pagina's en eigenschappen van de gebruikte webbrowsers. Met deze gegevens kan Elkien de website verbeteren en aanpassen op de wensen van de bezoeker. Hiervoor bewaart uw browser een klein tekstbestand: een cookie. Hierin worden geen persoonsgegevens opgenomen.

Analytische cookies van Google

Via onze website worden analytische cookies van het Amerikaanse bedrijf Google gebruikt. Wij gebruiken de diensten van Google om rapportages te krijgen over hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben met Google afspraken gemaakt over het gebruik van deze cookies. Ook hebben wij ervoor gekozen om het IP-adres te maskeren. Wij staan Google niet toe de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten of anderszins voor eigen doeleinden te benutten.

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft Elkien te maken met de volgende wet- en regelgeving:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op handhaving van deze wet.
• Governance-code. Hierin hebben woningcorporaties afspraken gemaakt over hun Integriteitsbeleid.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens.
Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken gebaseerd op de volgende grondslagen:

• De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is of wenst te worden (nodig voor de huurovereenkomst of arbeidscontract).
• De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen (bv inkomen of salarisverstrekking).
• De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Elkien en de met haar verbonden instellingen of ondernemingen of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert.
• De betrokkene heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend.
• Een calamiteit (zaak van leven of dood).
• De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak van het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt (dit is Elkien niet dus dit is niet op ons van toepassing).

Verwerken van persoonsgegevens

Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort; kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens. Elkien evalueert dit beleid jaarlijks en legt bevindingen vast. Waar nodig vindt een bijstelling van het beleid plaats.

Informatiebeveiliging

Als uitgangspunt dienen persoonsgegevens beveiligd te worden met passende technische en organisatorische maatregelen. Hiervoor heeft Elkien het beleid voor informatiebeveiliging apart beschreven.

Volgens de wet moeten we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken (dataminimalisatie).

Elkien vindt het belangrijk dat de huurders en medewerker de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het makkelijk om via [email protected] of 0513 635 735 contact met ons op te nemen. Ook kunt u hiervoor rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via [email protected].

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Elkien vindt het belangrijk om tevreden huurders en medewerkers te hebben. Wij doen er alles aan om dit te bereiken. Toch kan het voorkomen dat u als huurder of medewerker niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Uw klacht kunt u dan via: autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons melden.

Waar in dit beleid begrippen worden gebruikt die overeenstemmen met definities uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG wordt aan deze begrippen de betekenis van de definities uit de AVG en de UAVG toegekend.

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

UAVG: Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Beleid: dit beleid met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens door Elkien.

Betrokkene: een individueel en natuurlijk persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.

Verwerkingsverantwoordelijke: het bestuur van Elkien die het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon.

Verwerker: een door Elkien ingeschakelde (derde) partij die ten behoeve van Elkien en op basis van haar schriftelijke instructies persoonsgegevens verwerkt.

Verwerking: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, raadplegen, bijwerken, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Derde: ieder ander, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag valt van de Verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker en gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

Datalek: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, die leidt tot enige ongeoorloofde verwerking daarvan. Hier vallen zowel opzettelijke als onopzettelijke datalekken onder.

Privacy by default: een gegevensverwerking waarbij de standaardinstellingen van producten en diensten zo zijn ingesteld dat de privacy van betrokkenen maximaal wordt gewaarborgd. Dit betekent onder meer dat er zo min mogelijk gegevens worden gevraagd en verwerkt.

Privacy by design: het beheer van de gehele levenscyclus van persoonsgegevens, vanaf het verzamelen tot het verwerken en verwijderen, waarbij mechanismen zo zijn ontworpen dat zij zo veel mogelijk rekening houden met de privacy van betrokkenen. Hierbij wordt stelselmatig aandacht besteed aan allesomvattende waarborgen m.b.t. nauwkeurigheid, vertrouwelijkheid, integriteit, fysieke veiligheid en verwijdering van de persoonsgegevens.

Data Protection Impact Assessment (DPIA): een beoordeling die helpt bij het in kaart brengen van privacyrisico’s en de handvaten levert om deze risico’s te verkleinen tot een acceptabel niveau.