Het Beloningsbeleid Elkien is op 4 september 2023 besproken binnen de Raad van Commissarissen (RvC) en – na advies van het bestuur - vastgesteld in de vergadering van de RvC op 11 december 2023.

Het beleid wordt van kracht per 1 januari 2024. Het Beloningsbeleid betreft twee onderdelen:

1. Beloningsbeleid Bestuurders;
2. Beloningsbeleid Commissarissen.

1. Beloningsbeleid Bestuurders

Uitgangspunten

De RvC stelt de beloning van de bestuurders vast met inachtneming van de volgende uitgangspunten:

• a). Vanwege de publieke taak van corporaties is een bovenmatige beloning niet gepast. Daarom is de hoogte van de beloning van bestuurders van corporaties door de wet aan een maximum gebonden. De beloningen binnen Elkien passen vanzelfsprekend binnen de geldende wettelijke kaders;
• b). Groei van de beloning is afhankelijk van het functioneren;
• c). Een variabele beloning maakt geen deel uit van het arbeidsvoorwaardenpakket;
• d). Elkien wenst – ook voor de bestuurders – een aantrekkelijke werkgever te zijn, en marktconform te belonen;
• e). Beloningen dienen goed te kunnen worden uitgelegd aan de omgeving. De kernwaarden van Elkien “samen, duidelijk en doen” staan dan ook bij de uitvoering van het beloningsbeleid centraal.

De verschillende uitgangspunten worden in het navolgende toegelicht:

a) De geldende wettelijke kaders

De maximale hoogte van de beloning van bestuurders van corporaties is bij wet geregeld. Van toepassing is de Wet Normering topinkomens (WNT). Voor woningcorporaties geldt daarnaast dat de maximale hoogte van de bezoldiging gekoppeld is aan een bezoldigingsklasse. Elkien bevindt zich in grootteklasse G.

De bezoldiging van de bestuurders past binnen de jaarlijks vastgestelde maximale bezoldiging voor corporaties in grootteklasse G.

b) Groei van de beloning is afhankelijk van het functioneren

Een jaarlijkse verhoging van de beloning van de bestuurder is geen automatisme, maar wordt afhankelijk gesteld van de beoordeling van het functioneren van het bestuursteam.

Het proces van beoordelen

Jaarlijks maakt de RvC afspraken over de doelen van het bestuursteam in het betreffende jaar. De bestuurders maken daartoe een voorstel en dit wordt door de remuneratiecommissie met de bestuurders besproken, en uiterlijk in de eerste RvC-vergadering van het kalenderjaar vastgesteld.

De doelstellingen worden concreet, realistisch en meetbaar geformuleerd. De bestuurders weten daarmee op welke criteria de beoordeling zich zal richten, met name in termen van (prioritering van) de te realiseren prestaties en gewenst gedrag.

Jaarlijks beoordeelt de RvC het functioneren van de bestuurders. Namens de Raad van Commissarissen verricht de renumeratiecommissie het voorwerk van de beoordeling. De remuneratiecommissie neemt -naast de visie van de RvC - in de beoordeling het volgende mee:

• De visie van de individuele bestuurders ten aanzien van hun persoonlijke ontwikkeling;
• De visie van het bestuursteam ten aanzien van het bereiken van de aan het team gestelde doelen, en de uitkomsten van hun gesprek over het gezamenlijk functioneren en dat van de individuele leden (artikel 3.9 Governancecode);
• De uitkomst van een onafhankelijke toets van de controller op de resultaten van het bestuursteam;
• De visie van belanghebbenden: Anno 2022 is voor het eerst gebruik gemaakt van de 360 graden beoordeling. De feedback vanuit de 360 graden beoordeling vormt een onderdeel van de beoordeling van de bestuurders. De invulling van de 360 graden (zelf)evaluatie vindt plaats in overleg met de remuneratiecommissie.
• De visie van de organisatie: In de loop van het jaar heeft de Raad van Commissarissen gesprekken met ondernemingsraad en het managementteam. Ook het beeld dat hieruit ontstaat, vormt input voor de beoordeling.

De remuneratiecommissie voert een drietal eindejaarsgesprekken, één met de individuele bestuurders afzonderlijk, en één met het bestuursteam als geheel. De remuneratiecommissie brengt verslag uit over deze gesprekken aan de RvC.

De RvC rapporteert over het proces in het jaarverslag (art. 3.8 Governancecode woningcorporaties).

De groei van de beloning

Eventuele groei van de beloning is afhankelijk van de in het voorgaande beschreven beoordeling. Bij een voldoende beoordeling wordt een salarisverhoging toegekend. Deze bestaat uit een verhoging van de honorering per 1 januari van het volgende jaar.

Doorgroei

Het algemeen bezoldigingsmaximum in de WNT wordt telkens per 1 januari van elk jaar bij ministeriele regeling aangepast aan de ontwikkeling van de contractuele loonkosten voor de overheid, zoals bepaald door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).

Groei van de beloning vindt plaats tot maximaal het toepasselijke WNT-maximum, behoudens een door de RvC in overleg met het bestuur vast te stellen veiligheidsmarge voor het opvangen van eventuele wijzigingen in de omstandigheden, en ter voorkoming van overschrijding van de gestelde maxima.

De RvC kan besluiten tot het opstellen van een staffel, waarmee het tempo van de bezoldigingsgroei tot het maximum van de WNT-norm wordt aangegeven.

c) Variabele beloning

Een variabele beloning maakt geen deel uit van het arbeidsvoorwaardenpakket.

d) Elkien wenst een aantrekkelijke werkgever te zijn en marktconform te belonen

Onderdeel van ‘goed werkgeverschap’ is het zorgdragen voor een beloning die marktconform is, met andere woorden: die wat hoogte betreft en structuur zodanig is dat een goed tot zeer goed presterende, gekwalificeerde en deskundige bestuurder kan worden aangetrokken en behouden.

e) De kernwaarden van Elkien staan ook in het beloningsbeleid centraal

Elkien is een maatschappelijke organisatie. Beloningen die worden verstrekt dienen goed te kunnen worden uitgelegd aan de omgeving. De RvC neemt daarbij uitdrukkelijk de kernwaarden van Elkien in acht:

• Samen: We maken in- en extern de verbinding door aandachtig te luisteren en daarna te acteren. Relevante externe ontwikkelingen worden in de overwegingen meegenomen
• Duidelijk: We maken heldere afspraken, doen wat we zeggen en laten zien wat we doen
• Doen: We handelen doortastend, pro-actief en resultaatgericht. We nemen verantwoordelijkheid.

Slotbepalingen

Overige inkomsten

Een beloning voor nevenfuncties die de bestuurder qualitate qua vervult, komt toe aan Elkien.

CAO Woondiensten

De CAO Woondiensten is niet op de arbeidsovereenkomst met de bestuurders van toepassing, tenzij een bepaling daaruit in de arbeidsovereenkomst van overeenkomstige toepassing is verklaard.

Afwijking en wijziging van beleid

De RvC behoudt zich het recht voor in uitzonderlijke gevallen gemotiveerd af te wijken van het eigen beleid. De bestuurders zullen hierover schriftelijk worden geïnformeerd.

De RvC behoudt zich het recht voor om de inhoud van dit beloningsbeleid eenzijdig te wijzigen, als er sprake is van zwaarwichtige bedrijfsbelangen die maken dat het belang van de bestuurder dat mogelijk door de wijziging wordt geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.

Evaluatie

Ten minste eens per vier jaar evalueert de selectie- en remuneratiecommissie het beleid en koppelt het resultaat hiervan terug aan de voltallige RvC.

Publicatie

Dit beleid, inclusief de beloning, wordt zowel in het jaarverslag als op de website van de woningcorporatie gepubliceerd (art. 3.4 Governancecode woningcorporaties).

2. Beloningsbeleid Commissarissen

WNT

De maximale hoogte van de beloning van Commissarissen van corporaties is bij wet geregeld. Van toepassing is de Wet Normering topinkomens (WNT). Voor woningcorporaties geldt daarnaast dat de maximale hoogte van de bezoldiging gekoppeld is aan een bezoldigingsklasse. Elkien bevindt zich in grootteklasse G.

De bezoldiging van de Commissarissen past binnen de jaarlijks vastgestelde maximale bezoldiging voor corporaties in grootteklasse G.

Beroepsregel VTW

De commissarissen van Elkien zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (hierna: VTW).

De Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties kent een Beroepsregel betreffende de bezoldiging van de commissarissen van woningcorporaties. Deze is niet bindend en geldt als advies voor alle leden.

De RvC van Elkien volgt in zijn bezoldiging de VTW-Beroepsregel. Dit brengt het volgende met zich mee:

• De RvC is terughoudend bij het vaststellen van de hoogte van zijn bezoldiging. Soberheid en doelmatigheid zijn gepast vanwege de publieke taak van de corporatie: het huisvesten van mensen met een bescheiden inkomen en voor kwetsbare groepen. Bovendien zal de RvC zijn bezoldiging naar zijn belanghouders toe moeten (kunnen) verantwoorden.
• De bezoldiging is onafhankelijk te zijn van de prestaties van de corporatie. Dit is een voorwaarde om het onafhankelijk functioneren van de RvC te waarborgen.
• De maximumpercentages in de beroepsregel zijn lager dan die in de WNT. Het geadviseerde maximum bezoldigingspercentage voor een RvC-lid is 8% van het bezoldigingsmaximum voor topfunctionarissen in dienstbetrekking bij een fulltime dienstverband (i.p.v. 10% in de WNT). En voor een RvC-voorzitter 12% (i.p.v. 15% in de WNT).

Honorering Commissarissen Elkien

De honorering van de Commissarissen wordt jaarlijks vastgesteld op het door de VTW geadviseerde maximum bezoldigingspercentage voor corporaties in grootteklasse G.

Aldus vastgesteld te Heerenveen, 11 december 2023 RvC Elkien.