Vastgesteld door het Bestuur d.d.: 1 september 2025 

Goedgekeurd door de RvC d.d.: 22 oktober 2025 

1. Inleiding

Dit verbindingenstatuut is gebaseerd op de op dit moment geldende herziene Woningwet en Governancecode Woningcorporaties 2025.

1.1. Definitie van verbindingen

In artikel 1 lid 2 van de Woningwet is een definitie opgenomen van ‘verbonden onderneming’. Elkien volstaat met een verwijzing naar deze wettelijke definitie.

Samenwerkingsvennootschap

Elkien kan een samenwerkingsvennootschap aangaan met een andere toegelaten instelling. Een samenwerkingsvennootschap is een vennootschap onder firma of een commanditaire vennootschap, door een toegelaten instelling aangegaan met een of meer andere toegelaten instellingen die alle in dezelfde gemeenten als die toegelaten instelling feitelijk werkzaam zijn.

Voor het aangaan van een verbinding is op grond van de Woningwet goedkeuring nodig van de Aw. Voor samenwerkingsvennootschappen is deze toestemming niet nodig. Er is ook geen toestemming nodig voor een verbinding van Elkien met een vereniging, waaraan Elkien niet op andere wijze vermogen verstrekt dan met een periodieke contributie.

Op grond van de Beleidsregel Autoriteit woningcorporaties d.d. 1 juli 2025 heeft Elkien ook geen goedkeuring nodig van de Aw als een verbinding van Elkien - geen dochtermaatschappij - op haar beurt een verbinding aangaat.

1.2. Doel

Het verbindingenstatuut geldt als een beleidsdocument en als het kader voor beslissingen omtrent het aangaan, beheren en verbreken van relaties met andere rechtspersonen en vennootschappen. Het verbindingenstatuut streeft daarbij het volgende na:

• het bieden van een informatief en uniform kader voor besluitvoorbereiding;
• het bieden van een afwegingskader voor het bestuur en de RvC;
• het verschaffen van inzicht en verantwoording aan de RvC;
• het borgen dat de verbinding voldoet aan de wettelijke bepalingen;
• geven van kaders voor het inrichten van verbindingen;
• het kunnen dienen als verantwoording en bieden van inzicht aan alle belanghebbenden (zoals de Aw, het WSW, de gemeente, huurdersorganisatie etc.).

Het verbindingenstatuut regelt verder waarin en onder welke condities Elkien (eigen of vreemd) vermogen vastlegt in kapitaalgoederen. Dit houdt in onder welke condities Elkien bereid is huidige zekerheid in te ruilen voor toekomstige onzekerheid.

Gezien de beperkte aanwezigheid van verbindingen binnen de structuur van Elkien en haar beleid om het aantal verbindingen zo beperkt mogelijk te houden, zijn in dit statuut beknopt en zakelijk de kaders beschreven voor het aangaan van verbindingen.

1.3. Positionering

Het verbindingenstatuut is onderdeel van de governancestructuur van Elkien. Het is nadrukkelijk gepositioneerd als toetsingskader. Dit houdt in dat besluiten met betrekking tot verbindingen aan dit toetsingskader worden getoetst.

1.4. Vaststelling

Het verbindingenstatuut wordt goedgekeurd door de RvC en vervolgens vastgesteld door het bestuur. Wijzingen ten aanzien van dit statuut zijn enkel mogelijk na goedkeuring van de RvC.

2. Nieuwe verbindingen

2.1. Aanleiding verbindingen

Soms staat Elkien voor de keuze om activiteiten zelf uit te voeren of om deze activiteiten af te splitsen. Aan de afsplitsing liggen altijd één of meerdere aanleidingen ten grondslag. Hierbij is leidend dat Elkien aannemelijk kan maken dat het aangaan van een verbinding in het belang van de volkshuisvesting is.

Risicobeheersing

Eén van de aanleidingen tot het aangaan van een nieuwe verbinding kan gelegen zijn in de risicobeheersing. Het uitvoeren van activiteiten in de toegelaten instelling is voor rekening en verantwoording van de toegelaten instelling zelf. Dit is niet altijd gewenst. Bijvoorbeeld bij risicovolle projecten is het uitvoeren voor eigen (en volledige) rekening en verantwoording niet wenselijk. Het aangaan van een verbinding kan in dat geval uitkomst bieden. Op die manier kunnen risicovolle activiteiten worden afgesplitst en ondergebracht in een aparte vennootschap, bijvoorbeeld een besloten vennootschap. In dat geval is in beginsel niet de toegelaten instelling verantwoordelijk voor de activiteiten, maar is de besloten vennootschap aansprakelijk met het eigen kapitaal. Het risico van de toegelaten instelling is dan beperkt tot de kapitaaldeelname in de besloten vennootschap.

Fiscaal

Fiscale overwegingen kunnen een andere aanleiding zijn om activiteiten vanuit een aparte rechtspersoon of vennootschap te ontplooien. Op die manier kan Elkien fiscale optimalisatie uit hoofde van vennootschapsbelasting of omzetbelasting realiseren.

Samenwerking

Samenwerking met derden kan aanleiding geven om een verbinding aan te gaan. In de eerste plaats kan een samenwerking met commerciële partijen beter worden vormgegeven. Ten tweede kunnen kosten worden bespaard bij een samenwerking met andere corporaties. Zo kunnen back office activiteiten gedeeld worden.

Voordat in een verbinding een samenwerking wordt aangegaan met een derde partij wordt de soliditeit van de samenwerkingspartner getoetst. De toetsing van de soliditeit ziet met name toe op het komen tot een oordeel op de financiële positie en ziet verder toe op de reputatie van de samenwerkingspartner (evenals als haar aandeelhouders of overige betrokkenen).

De financiële soliditeit van samenwerkingspartners waarin Elkien een materieel belang krijgt van meer dan € 3 miljoen wordt uitgevoerd door een derde partij. Deze partij zal worden gevraagd een uitspraak te doen omtrent de financiële gegoedheid en de integriteit van de potentiële samenwerkingspartner.

Overige samenwerkingspartners worden intern door de afdeling Control getoetst, waarbij zoveel mogelijk gebruik zal worden gemaakt van informatie van derden. Deze toetsing zal ook plaatsvinden op de financiële positie en de integriteit van de samenwerkingspartner.

Transparantie

Een verbinding kan leiden tot meer transparantie. Door bepaalde activiteiten los te ontplooien uit een aparte vennootschap of rechtspersoon, kan inzichtelijker worden gemaakt wat de activiteiten kosten en wat de resultaten zijn. Dit maakt ook een adequate aansturing makkelijker.

2.2. Kaders aangaan verbindingen

Elkien zal bij het aangaan van een verbinding de wettelijke bepalingen van onder andere artikel 21 Woningwet, artikel 9 lid 1 Btiv en de Beleidsregel van de Autoriteit woningcorporaties in acht nemen. De verbinding dient te voldoen aan de wettelijke bepalingen.

De inrichting van de verbinding is sterk afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochtermaatschappij, deelneming, joint venture of een andere samenwerkingsvorm. Bij een dochteronderneming geldt dat inrichting van de organisatie, planning en control, etc. naar analogie plaatsvindt van de corporatie. Bij andere vormen is dit afhankelijk van het belang dat Elkien heeft in deze verbinding. De afwegingen die hier worden gemaakt worden altijd overlegd tussen het bestuur en de RvC en gedocumenteerd.

2.3. Besluitvormingsdocument

De overweging om activiteiten onder te brengen in een verbinding wordt door het bestuur uitgewerkt in een besluitvormingsdocument. In het document worden ten minste de navolgende criteria benoemd en beschouwd:

• de reden om de verbinding aan te gaan;
• aard van de activiteiten;
• strategische doelstelling met de activiteiten;
• samenwerkingspartners en afspraken;
• soort verbinding;
• financiering van de activiteiten (en de verbinding);
• voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en control, etc.);
• fiscale consequenties; - risicobeheersing / afbakening.

2.4. Goedkeuring

Het besluitvormingsdocument wordt voorafgaand aan het aangaan van een verbinding ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Na goedkeuring van de RvC verzoekt Elkien goedkeuring aan de Aw en indien nodig aan het WSW. Elkien zal het verzoek aan de Aw conform de daarvoor geldende wettelijke bepalingen opstellen. Indien vereist zal Elkien tijdig een zienswijze van de gemeente en instemming van de huurdersorganisatie met de verbinding opvragen.

3. Bestaande verbindingen

Ten tijde van het opstellen van dit verbindingenstatuut is Coöperatie Data Fryslân U.A. (lidmaatschap eindigt per 31 december 2025) de enige verbonden onderneming van Elkien.

Het verbindingenstatuut is uitsluitend gericht op de verbindingen van Elkien waar Elkien ook verantwoording in de jaarstukken over aflegt.

4. Beheer verbindingen

4.1. Rapportage

Het bestuur van de verbinding verstuurt periodiek een rapportage aan het bestuur van Elkien indien het bestuur van de verbinding niet tevens het bestuur is van Elkien of wordt gevormd door Elkien zelf. De rapportage bevat in ieder geval de onderwerpen waarop de Aw toeziet. Om de sturing en monitoring goed te kunnen uitoefenen zal er een classificatie worden gehanteerd, gerelateerd aan de risico’s en belangen van de verbindingen.

Het gaat om de volgende classificaties:

1. Groot risico en groot belang
2. Groot risico en beperkt belang
3. Beperkt risico en groot belang
4. Beperkt risico en beperkt belang.

De inhoud en de frequentie van de rapportage is afhankelijk van de classificatie die aan een verbinding is gegeven.

4.2. Verslaglegging

Om te kunnen voldoen aan de verslagleggingsvereisten dient Elkien tijdig te beschikken over de jaarlijkse verslaggeving van de verbonden ondernemingen. Elkien zal daarvoor met de verbonden ondernemingen passende afspraken maken.

4.3. Planning- en controlcylus

De verbonden partij volgt een jaarlijkse planning- en controlcyclus die in lijn ligt met die van de woningcorporatie. Deze bestaat uit:

• Meerjarenbegroting (inclusief investeringsbegroting);
• Jaarbegroting (incl. toelichting op exploitatie, investeringen, kasstromen en risico’s); • Tussentijdse rapportages (per kwartaal of halfjaar);
• Jaarrekening (inclusief toelichting en bestuursverslag).

De cyclus dient als tijdschema zodanig georganiseerd te zijn dat de uitkomsten mee kunnen worden genomen in de betreffende geconsolideerde documenten van Elkien. De planning- en controlcyclus wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Manager Financiën & Middelen.

Elkien zal zich inspannen om ervoor te zorgen dat de verbonden onderneming zich houdt aan de voor haar geldende wettelijke bepalingen omtrent onder meer de meldingsplicht en het Reglement financieel beleid en beheer.

4.4. Toezicht

Uitgangspunten intern toezicht

De RvC van Elkien is de intern toezichthouder binnen de verbindingen. Dit gebeurt middels de planning en controlcyclus van Elkien. Een besluit tot het aangaan van een verbinding wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC.

In geval van een minderheid van aandelen of samenwerking met andere partijen, hebben meerdere partijen invloed op de besluitvorming binnen de verbinding. In deze gevallen maken de RvC en het bestuur afspraken over de te nemen besluiten en de wijze van toezicht op de verbinding.

In geval van verbindingen waaraan Elkien alleen door periodieke contributie vermogen verstrekt, wordt de RvC gevraagd om toestemming bij het aangaan en beëindigen van de verbinding. Verder wordt de RvC jaarlijks geïnformeerd over de bestaande verbindingen en daarmee samenhangende activiteiten, financiën en risico’s. Wijzigingen daarin die wezenlijk effect hebben, worden met de RvC besproken.

In de managementrapportages van Elkien wordt binnen de risicoparagraaf aandacht besteed aan de bestaande verbindingen.

Evaluatie verbonden ondernemingen

Jaarlijks, omstreeks de opstelling van de jaarrekening en het jaarverslag, evalueert het bestuur van Elkien de aan haar verbonden ondernemingen. Hierbij stelt het bestuur vast of de verbonden ondernemingen nog passen binnen de strategie van Elkien en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingenstructuur zouden moeten leiden. Het bestuur bespreekt de uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie in het MT-overleg en informeert de RvC hierover.

Extern toezicht

Elkien en eventuele dochterondernemingen staan onder toezicht van de Autoriteit woningcorporaties (Aw).

5. Beëindigen of vervreemden verbindingen

Elkien kan op grond van de rapportages tot de conclusie komen dat de beheersing van een verbinding niet (langer) adequaat en effectief is. In dat geval kan ervoor worden gekozen om een verbinding op te heffen of te vervreemden.

Elkien zal voordat ze aandelen in een dochtermaatschappij vervreemdt, goedkeuring van de Aw dienen te verkrijgen. Elkien zal indien vereist ook toestemming aan het WSW vragen. Bij het indienen van het verzoek tot goedkeuring houdt Elkien rekening met de wettelijke bepalingen en / of eisen vanuit het Reglement van Deelneming die worden gesteld aan een dergelijk verzoek.

Op grond van de statuten van Elkien, is een besluit van het bestuur tot het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van Elkien met een andere rechtspersoon of vennootschap onderworpen aan voorafgaande goedkeuring van de RvC, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is.

6. Integriteit

Het integriteitsbeleid binnen Elkien is het geheel van voorzieningen en maatregelen dat de organisatie treft om het integer handelen te bevorderen. Het integriteitsbeleid van Elkien is van toepassing op de dochtermaatschappijen. Voor joint ventures en (minderheids-)deelnemingen zal dit in de praktijk niet altijd haalbaar zijn. In de afzonderlijke aandeelhouders overeenkomsten met de partners worden ter zake nadere afspraken gemaakt.

Bijlage 1. Checklist: Oprichten of aangaan van een verbinding

• Is de activiteit die ondergebracht wordt in de verbinding een toegestane nevenactiviteit zoals bepaald in de Woningwet en de statuten?
• Dient er een aparte verbinding te worden opgericht of kan de activiteit binnen de woningcorporatie of een andere verbinding worden ondergebracht? Argumenten van het oprichten van een verbinding kunnen zijn gelegen in:
  • Positionering activiteit; 
  • Creëren marktkanalen;
  • Samenwerking met derden;
  • Fiscaal optimaliseren;
  • Financieel optimaliseren;
  • Transparantie en inzicht in resultaten;
• Wat zijn de risico’s?
• Hoe geschiedt de financiering en kapitalisatie van de nieuwe verbinding? En wat zijn de gevolgen hiervan voor Elkien?
• Worden bestaande activiteiten ingebracht of gaat het om het oprichten van een nieuwe activiteit? Denk aan adviesrecht artikel 25 WOR.
• Gaat personeel over, wordt personeel gedetacheerd en hoe wordt medezeggenschap geconstrueerd?
• Wat is de beste rechtsvorm voor de verbinding?
• Wordt de verbinding alleen opgericht of door meerdere partijen? Indien deze door meerdere partijen wordt opgericht, dient er een samenwerkingsovereenkomst te worden opgesteld waarin ondermeer de financiering, de verdeling van de zeggenschap en de verdeling van de resultaten nader worden uitgewerkt. • Wordt de verbinding toegevoegd aan de fiscale eenheid voor de VpB en BTW?
• Hebben de RvC en de Minister voorafgaande goedkeuring gegeven voor het oprichten van de verbinding?

Bijlage 2. Verbindingenstructuur Elkien

Overzicht verbindingen Elkien:

• Coöperatie Data Fryslân U.A.

NB. Het lidmaatschap van Data Fryslân is opgezegd en eindigt per 31 december 2025