Vastgesteld door de Raad van Commissarissen op 18 maart 2025.

1. Maatschappelijke rol en opdracht van Elkien

De Raad van Commissarissen en het bestuur hebben gezamenlijke een eenduidige opvatting op de maatschappelijke rol en opdracht van Elkien:

Samen thuis geven is iets waar we elke dag aan werken. Samen zorgen we voor betaalbare woningen van goede kwaliteit in buurten en wijken waar het plezierig wonen is. Wijken en buurten waar mensen mee willen doen en waar mensen ook mee kunnen doen. Hoe oud je ook bent en waar je ook vandaan komt. Want een thuis is meer dan een huis.

We kijken niet alleen naar het nu, maar ook naar de toekomst. We willen bouwen aan een betere wereld. Voor ons en voor de generaties die na ons komen. Dit doen we op allerlei manieren. We investeren continu in nieuwbouw, woningverbetering en onderhoud om ervoor te zorgen dat onze woningen niet alleen comfortabel, maar ook duurzaam zijn.

Bij Elkien zetten we de bewoners van nu en de toekomst centraal en gaan we voor maximale bewonerstevredenheid. Dat is voor ons de essentie van ‘samen thuis geven’.

We willen en kunnen onze maatschappelijke opgave niet alleen realiseren. Samen met gemeenten, huurdersorganisaties, collega corporaties, zorgorganisaties en ketenpartners gaan we voor hechte buurten met een duurzame toekomst. Soms verdienen we onze investeringen niet terug maar levert het wel genoeg maatschappelijke meerwaarde op.

We geloven erin dat de maatschappelijke rol van een corporatie er niet alleen voor de korte maar ook voor de lange termijn is, daarom hechten we veel belang aan een betrouwbare bedrijfsvoering vanuit een toekomstvast financieel model. We handelen vanuit een duidelijk opgave, met een goede balans in financiële middelen.

2. Visie op besturen

2.1. Verantwoordelijkheid van het bestuur

De directeur-bestuurders (bestuurders) zijn verantwoordelijk voor het besturen van Elkien en het ontwikkelen van een heldere strategie. De bestuurders hebben een visie, uitgewerkt in strategische doelen voor Elkien. De bestuurders zijn verantwoordelijk voor het realiseren van die doelen.

De bestuurders staan voor de kernwaarden van Elkien, “samen”, “duidelijk” en “doen” en geven hier zichtbaar invulling aan. De bestuurders vervullen een voorbeeldrol als het gaat om leiderschap, integriteit en het naleven van goed bestuur.

De bestuurders doen dat door in hun dagelijks handelen en besluitvorming onderstaande principes centraal te stellen:

• Bieden van een thuis voor onze huurders.
• Creëren van een gezond en veilig werkklimaat voor medewerkers dat is gericht op continue ontwikkeling, verbetering en stimulering van denken in mogelijkheden.
• Zorgen voor een organisatie waar medewerkers ruimte ervaren om zich te ontwikkelen, waar constructieve feedback gewaardeerd wordt en waar medewerkers hun talent maximaal kunnen inzetten.
• Aanspreekbaar zijn op keuzes die gemaakt zijn.
• Samen komen we verder (in- en extern); initiëren en stimuleren van constructieve en langdurige samenwerking.
• Gezonde balans tussen maatschappelijk belang en financiële stabiliteit.
• Passende afweging tussen Betaalbaarheid, Beschikbaarheid en Kwaliteit van de woningen.
• Zorgvuldige toepassing van wet- en regelgeving.

2.2. Rol van het bestuur

Het bestuur van Elkien bestaat uit twee directeur-bestuurders. De directeur-bestuurders zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor Elkien, het opstellen en realiseren van de doelstellingen, de strategie, de financiering en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaatontwikkeling. De bestuurders richten zich bij het vervullen van hun taak op de realisatie van de doelstellingen van Elkien en het bestendigen van de (financiële) continuïteit. De bestuurders zijn daarnaast verantwoordelijk voor het creëren van een uitdagende en veilige werksfeer en -omgeving.

De bestuurders gaan de dialoog met stakeholders aan over de strategie van Elkien. Ze hebben frequent contact met de externe en interne belanghouders waaronder de (toekomstige) huurders, de gemeenten, zorg- en welzijnsorganisaties, organisaties voor maatschappelijke opvang, ketenpartners en de ondernemingsraad. De bestuurders borgen dat Elkien legitiem, integer en transparant handelt.

Besluitvorming door de bestuurders vindt altijd unaniem plaats. Indien dit niet mogelijk is, de stemmen staken, wordt er geen besluit genomen. Er wordt dan pas een besluit genomen indien een redelijk compromis is bereikt.

De bestuurders zijn, samen met de Raad van Commissarissen, verantwoordelijk voor de inrichting en toepassing van de Governance en de naleving van de Governancecode Woningcorporaties. De bestuurders leggen verantwoording af aan de Raad van Commissarissen.

3. Visie op toezichthouden

De RvC en het bestuur van Elkien hebben gezamenlijke een eenduidige visie op de maatschappelijke rol en opdracht van de corporatie. De RvC ziet het als zijn taak om aan deze visie vanuit zijn eigen rol een bijdrage te leveren. Doelstelling van het interne toezicht is daarmee in de eerste plaats om de corporatie op de gekozen maatschappelijke koers te houden. Financiële continuïteit is daarvoor de randvoorwaarde.

De kernwaarden van Elkien “samen”, “duidelijk” en “doen” zijn ook voor de RvC herkenbaar en leidend.

3.1. Taken van de RvC

De RvC heeft drie taken; het toezicht houden op het bestuur van Elkien, het adviseren van de bestuurders en het werkgeverschap van de bestuurders. Meer en meer wordt ook een vierde rol onderkend: de rol ten aanzien van de relevante stakeholders. Deze netwerkrol of de ambassadeursrol betreft de relatie van de RvC met de omgeving. Commissarissen vormen een verbinding tussen de corporatie en de snel veranderende samenleving. Hierbij gaat het om het tijdig signaleren door de RvC van relevante ontwikkelingen in de omgeving. En ook om de maatschappelijke aanspreekbaarheid van de commissarissen. De RvC van Elkien rekent deze vierde rol nadrukkelijk tot zijn takenpakket. De RvC vult deze rollen als volgt in.

3.1.1. Toezicht op het bestuur

De RvC heeft vertrouwen in de bestuurders. Dit vertrouwen is een wezenlijk uitgangspunt voor de relatie tussen bestuurders en de Raad van Commissarissen. Het is helder waaraan processen en besluiten worden getoetst. Dit ligt vast in het toetsingskader dat door de bestuurders in samenspraak met de RvC is vastgesteld.

Om goed toezicht te kunnen houden, is het belangrijk om tijdig over de juiste en volledige informatie te beschikken. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van bestuurders en de RvC. De RvC laat zich tijdens de RvC-vergaderingen informeren door de bestuurders, onder andere op basis van rapportages. De RvC nodigt regelmatig MT-leden of andere medewerkers in de RvC-vergadering uit om een agendapunt nader toe te lichten. De onafhankelijk controller van Elkien is bij alle RvC-vergaderingen aanwezig om haar oordeel te geven en vragen van de RvC te beantwoorden.

De RvC is in staat zich een oordeel te vormen over de organisatieontwikkeling, de cultuur en het gedrag binnen Elkien (soft controls). Daartoe heeft de RvC toegang tot het Intranet van Elkien, wordt regelmatig uitgenodigd bij medewerkersbijeenkomsten en heeft ten minste tweemaal per jaar een overleg met de ondernemingsraad (eenmaal met en eenmaal zonder bestuurders). De verbinding met de organisatie en daadwerkelijk zicht op wat zich afspeelt, wordt vergroot doordat de commissarissen de mogelijkheid hebben periodiek mee te lopen met een medewerker bij diens dagelijkse activiteiten.

De RvC brengt ten minste eens per jaar een werkbezoek aan een locatie waar Elkien bezit heeft, om zo begrip te krijgen voor dilemma’s en/of voor keuzes die gemaakt worden. Daarbij is specifiek aandacht voor het gezichtspunt van de huurder, door gesprekken te voeren met bewoners, en door woningen te bezichtigen. Waar mogelijk worden vertegenwoordigers van de huurdersorganisaties uitgenodigd om mee te gaan en een bijdrage te leveren.

Ter ondersteuning van het toezicht door de RvC is een auditcommissie ingesteld die een adviserende en voorbereidende functie heeft. De RvC van Elkien heeft er bewust voor gekozen deze commissie uit twee personen te laten bestaan. Belangrijke spelregel is dat door het toedelen van taken aan commissies de verantwoordelijkheid van de RvC als collectief niet wordt aangetast.

De RvC werkt in het toezicht samen met de externe toezichthoudende instanties: de accountant, de Autoriteit Woningcorporaties en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw. Het is de visie van de RvC dat toezichthouders elkaar scherp houden en het toezicht kunnen verbeteren.

3.1.2. Het adviseren van de bestuurders

De RvC stimuleert de bestuurders dilemma’s en andere zaken op tafel te leggen. In zijn klankbordrol reflecteert de RvC met de bestuurders over diverse onderwerpen. Natuurlijk bieden de RvC-vergaderingen hier ruimte voor. Daarnaast komt de RvC ten minste tweemaal per jaar bijeen om tijdens een “themasessie” een bepaald onderwerp nader uit te diepen. Discussies in een dergelijke open bijeenkomst zorgen ervoor dat de eenduidige visie van bestuurders en RvC op de rol van Elkien blijft bestaan en dat het vertrouwen in elkaar wordt bestendigd. Door tijdig meegenomen te worden in nieuwe ontwikkelingen kan de RvC actief een bijdrage leveren en als klankbord meedenken en adviseren.

3.1.3. De werkgeversrol

De RvC heeft in 2020 besloten te kiezen voor een tweehoofdig bestuur op basis van gelijkwaardigheid en in 2024 besloten dit voort te zetten. Dit biedt het voordeel van een verantwoorde span of attention, checks & balances en integraliteit. De RvC positioneert beide bestuurders gelijkwaardig, omdat dit de duo-samenwerking het beste ondersteunt. De RvC vervult jegens de statutair bestuurders de werkgeversrol. In die rol is aandacht voor de samenwerking binnen het bestuur als team.

De RvC hecht veel waarde aan het maken van goede jaarlijkse planningsafspraken met de bestuurders. Deze afspraken zijn ondersteunend bij het realiseren van de doelstellingen van de organisatie op de korte- en de lange termijn, zijn zowel kwantitatief als kwalitatief van aard en betreffen zowel de organisatie als geheel als ook de individuele bestuurders en het bestuur zelf. Waar mogelijk worden de afspraken SMART geformuleerd. Tegelijkertijd is er voldoende ruimte voor eigen invulling, creativiteit en innovatie bij het realiseren van de doelstellingen. Jaarlijks beoordeelt de RvC in hoeverre de planningsafspraken zijn gerealiseerd.

De beloning van de bestuurders wordt jaarlijks herzien en vastgesteld, overeenkomstig het door de RvC vastgestelde beloningsbeleid en binnen de door de overheid gestelde normen (WNT). Ter ondersteuning van de werkgeversrol door de RvC is een remuneratiecommissie ingesteld die een adviserende en voorbereidende functie heeft. Deze commissie bestaat eveneens uit twee 5 leden. Belangrijke spelregel is dat door het toedelen van taken aan commissies de verantwoordelijkheid van de RvC als collectief niet wordt aangetast.

3.1.4. De rol ten aanzien van relevante stakeholders

Elkien werkt samen met gemeenten, huurdersbelangenorganisaties, zorg- en welzijnsinstellingen, collega-corporaties, ketenpartners, leveranciers en andere partijen om de maatschappelijke doelstellingen te bereiken. Elkien beweegt zich in diverse netwerken. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich in hun netwerkrol naar het belang van de corporatie, naar het te behartigen maatschappelijk belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden.

De RvC haalt uit de omgeving actief informatie op, zorgt voor voldoende inzicht in het veld, kent de aandachtspunten en vraagstukken van de omgeving en kan zo zijn rol als toezichthouder en adviseur van het bestuur goed vervullen en de positie van Elkien in het netwerk verstevigen. De RvC staat daarbij rechtstreeks in contact met de omgeving van de corporatie. Er is ten minste tweemaal per jaar overleg met de huurdersorganisaties De Bewonersraad en Nieuw Elan. Binnen de RvC zijn twee commissarissen benoemd op basis van een voordracht van de beide huurdersorganisaties.

De RvC wordt vanuit de organisatie voorzien van relevante informatie over zaken die Elkien in de breedste zin van het woord (kunnen) raken. Tevens worden werkbezoeken georganiseerd aan stakeholders. De individuele leden van de RvC beschikken over een eigen netwerk dat zij mede benutten om voeling te houden met de omgeving van de corporatie. De contacten met stakeholders dragen eraan bij dat de RvC aanspreekbaar is en verantwoording kan afleggen aan de omgeving over het gehouden toezicht. Doordat de RvC in nauw contact staat met de omgeving kan de RvC vragen stellen aan de bestuurders en andere medewerkers, waarmee de bestuurders gestimuleerd wordt nieuwe ontwikkelingen in de maatschappij te volgen. De RvC handelt in zijn contacten met de omgeving zorgvuldig, transparant, integer en rolbewust. Het bestuur is primair verantwoordelijk voor het gevoerde beleid en de RvC legt verantwoording af over het gevoerde toezicht. Waar nodig informeert de commissaris het bestuur over de contacten en/of gevoerde gesprekken.

Ter ondersteuning van het toezicht door de RvC is een commissie ESG ingesteld die een adviserende en voorbereidende functie heeft ten aanzien van de omgang, de participatie en de invloed van de stakeholders. Deze bestaat eveneens uit twee personen. Het vertrekpunt hierbij is, dat het bestuur met verschillende maatschappelijke thema’s aan de slag dient te gaan in samenwerking met verschillende stakeholders en het bestuur zijn voordeel kan doen met de visie en het toezicht van de commissie hierop. Dat gaat dan vooral over hoe we als bestuur omgaan met onze stakeholders, hoe functioneren we als netwerkorganisatie in een steeds complexere omgeving.

3.2. Ontwikkeling van de RvC

Voor de RvC is de relevante en actuele wet- en regelgeving (zoals de Woningwet) leidend en wordt de Governancecode Woningcorporaties onderschreven.

Elkien is een lerende organisatie die volop in ontwikkeling is. Ook de RvC en zijn individuele leden blijven zich ontwikkelen. Het geven van feedback aan elkaar en het leren van fouten is vanzelfsprekend. Vast agendapunt van de RvC-vergadering is het punt “evaluatie van de vergadering”, waar direct gereflecteerd kan worden op het verloop van de zojuist beëindigde vergadering. 

Tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie kijkt de RvC kritisch naar zichzelf en worden er ontwikkelpunten geformuleerd. Om de zelfevaluatie goed te laten verlopen en de voorzitter de ruimte te geven volop als deelnemer aan het gesprek bij te dragen, kiest de RvC ervoor om deze ofwel te laten begeleiden door een extern deskundige, ofwel een extern gespreksleider uit te nodigen.

De RvC en de individuele leden ontwikkelen zich door het volgen van opleidingen ter bevordering van hun deskundigheid en professionaliteit. Jaarlijks bespreken zij hoe zij daar het komende jaar het beste invulling aan kunnen geven. Zij voldoen ten minste aan de verplichting die hieraan door de Vereniging Toezichthouders in Woningcorporaties en in de Governancecode wordt gesteld. Leden van de RvC delen hun kennis, bijvoorbeeld door het onderling uitwisselen van cursusmateriaal.

Tijdens de vierjaarlijkse visitatie wordt mede de rol van de RvC beoordeeld. De RvC neemt de bemerkingen van de visitatiecommissie als ontwikkelpunten op en geeft hieraan in de periode van vier jaar erna nader invulling.

Tijdens de Governance inspectie van de Autoriteit Woningcorporaties stelt de RvC zich open en transparant op en gaat hij het gesprek aan, met het doel met eventuele aanbevelingen zijn voordeel te kunnen doen.

Het gesprek met betrekking tot integriteit moet gaande blijven, ook binnen de RvC. De RvC agendeert dit onderwerp regelmatig. Nieuwe nevenfuncties van de individuele leden van de RvC worden tijdens de RvC-vergadering gemeld en besproken, waarna wordt vastgesteld of het lid na aanvaarding ervan nog onafhankelijk en kritisch in de RvC kan blijven functioneren.

3.3. Aanspreekbaar / verantwoording

De RvC wenst aanspreekbaar te zijn en verantwoording af te leggen, ook met betrekking tot de in dit document vastgelegde visie. De RvC staat dan ook open voor een gesprek over dit onderwerp.

Deze visie wordt jaarlijks in de RvC-vergadering geagendeerd om te bezien of deze aanvulling of aanpassing behoeft.