Dit reglement is vastgesteld op 10 december 2025 door de RvC.

Artikel 1 – Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. Bestuur: het bestuur van de Stichting;
2. Bestuurder: een lid van het Bestuur;
3. RvC: de Raad van Commissarissen van de Stichting;
4. Statuten: de statuten van de Stichting;
5. Stichting: Stichting Elkien;
6. Website: de website van de Stichting.

Artikel 2 - Status en inhoud reglement

1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op het reglement van de RvC en de Statuten.
2. De bepalingen van de artikelen 2 lid 5 en 21 van het reglement van de RvC zijn van overeenkomstige toepassing op dit reglement en de leden van de commissie.
3. Dit reglement wordt op de Website geplaatst.

Artikel 3 – Samenstelling

1. De commissie ESG (hierna: de commissie) bestaat uit ten minste twee leden die door de RvC uit zijn midden door de RvC worden benoemd, waarvan ten minste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op het gebied van de volkshuisvesting.
2. De leden van de commissie worden benoemd en ontslagen door de RvC. De zittingstermijn van de leden van de commissie is in beginsel gelijk aan hun zittingstermijn als lid van de RvC, met dien verstande dat een lid automatisch aftreedt als lid van de commissie zodra de betreffende persoon niet langer lid is van de RvC.

Artikel 4 - Taken en bevoegdheden

1. De commissie is ingesteld ter voorbereiding van het toezicht van de Raad van Commissarissen ten aanzien van:
   • de visie van het Bestuur op de maatschappelijke positie van de Stichting;
   • de vertaling daarvan in een missie, beleidsdoelstellingen en prestatieafspraken;
   • de omgang, participatie en invloed van de door het Bestuur als stakeholder aangemerkte partijen.
2. De RvC blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de commissie. Bij de uitoefening van de aan haar door de RvC toegewezen taken en bevoegdheden draagt de commissie steeds zorg voor adequate terugkoppeling aan de RvC. De commissie legt verantwoording af aan de RvC en verstrekt de RvC een verslag van de overleggen.

Artikel 5 – Voorzitter

1. De RvC wijst één van de leden van de commissie aan als voorzitter van deze commissie.
2. De voorzitter van de commissie is woordvoerder van de commissie en aanspreekpunt voor de overige leden van de RvC. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de commissie. 
3. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt een ander lid van de commissie zijn volledige taken waar.

Artikel 6 – Vergaderingen

1. De commissie vergadert ten minste twee maal per jaar en zo vaak als één of meer van zijn leden dit noodzakelijk acht. De vergaderingen vinden plaats ten kantore van de Stichting of op een in overleg tussen de leden van de commissie nader overeen te komen plaats.
2. De vergaderingen van de commissie worden bijgewoond door het Bestuur, tenzij de commissie anders bepaalt.
3. De voorzitter van de commissie roept de vergaderingen bijeen (indien mogelijk) uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de vergadering onder overlegging van de agenda van de te bespreken onderwerpen aan de leden van de commissie.
4. Het secretariaat van de RvC verzorgt de notulen van de vergadering. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de commissie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en worden zo spoedig mogelijk verzonden aan de overige leden van de RvC.

Artikel 7 – Verantwoording

1. De commissie maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een verslag betreffende haar beraadslagingen en bevindingen alsmede haar functioneren en haar werkzaamheden, dat in het verslag van de RvC wordt opgenomen. Het verslag wordt door de RvC vastgesteld.
2. In het verslag van de commissie komen in ieder geval aan de orde het aantal keren dat de commissie heeft vergaderd en de belangrijkste vergaderonderwerpen.

Artikel 8 – Slotbepalingen

1. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet of niet langer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De RvC zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gelet op de inhoud en strekking daarvan zoveel mogelijk overeenstemt met dat van de ongeldige bepalingen.
2. De wijziging van dit reglement vindt plaats bij besluit van de RvC. Van een dergelijk besluit wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC.